Vom ersten Login bis zur Nachkalkulation.
Das Handbuch folgt den Paketen. Beginne bei Basis und lies nur die Erweiterungen, die in deinem Betrieb freigeschaltet sind.
Sicher starten
- Jede Firma arbeitet in einem eigenen Mandanten.
- Der erste Firmenadministrator richtet Betrieb, Rollen und Benutzer ein.
- Passwörter werden niemals durch den Anbieter ausgelesen. Bei Verlust wird ein zeitlich begrenzter Einrichtungs- oder Resetlink erzeugt.
- Freigegebene Menüs und Einstellungen richten sich automatisch nach Basis, Premium oder Pro.
Servicebetrieb organisieren
Kunden, Kalender, Aufgaben, sonstige Termine, Serviceberichte, E-Mail-Versand und Basis-Katalog.
1. Betrieb einrichten
Die Betriebsleitung ergänzt Firmenanschrift, Logo, Bank- und Steuerdaten, Benutzer sowie den eigenen SMTP-Mailzugang. Zugangsdaten werden geschützt gespeichert; Passwörter erscheinen nach dem Speichern nicht wieder im Klartext.
2. Kunden und Katalog übernehmen
Kunden können einzeln angelegt oder über „Kundenliste aus CSV importieren“ übernommen werden. Leistungen und Material werden im eigenen Katalog gepflegt oder über den klar bezeichneten Katalog-CSV-Import eingelesen.
3. Arbeit planen
Im Kalender entstehen Aufgaben mit Kunde, Einsatzort, Zeit und zuständigem Mitarbeiter. Für interne Besprechungen, Abwesenheiten oder Blocker steht „Sonstiger Termin“ bereit.
4. Servicebericht schreiben
Der Techniker öffnet die Aufgabe, erfasst Leistungen, Material, Zeiten, Bilder und Kundenunterschrift. Nach der Prüfung wird der Bericht abgeschlossen und als professionelles PDF festgeschrieben.
5. PDF versenden und nachhalten
Über den betriebseigenen SMTP-Zugang werden Empfänger, Betreff, Vorlagentext und PDF gemeinsam versendet. Versandstatus und technische Fehler bleiben intern protokolliert.
6. Daten sichern
Die komplette Gerliport-Datensicherung wird als JSON exportiert. Kundenliste und Betriebskatalog können zusätzlich als CSV exportiert werden.
Kaufmännischen Ablauf verbinden
Alles aus Basis plus Angebote, Rechnungen, Projekte, DATANORM, Arbeitszeit, Kalkulation und Auswertung.
1. DATANORM importieren
Unter Einstellungen → Daten importieren & exportieren wird der Lieferantenkatalog als DATANORM-ZIP eingelesen. Der eigene Betriebskatalog bleibt vorrangig; Lieferantenartikel werden getrennt als Referenzen geführt.
2. Projekt und Vorkalkulation
Für größere Aufträge wird eine Projektakte angelegt. Leistungen, Material, interne Kosten, Zuschläge und Zielpreise bilden eine nachvollziehbare Vorkalkulation.
3. Angebot aus der Kalkulation
Aus der geprüften Kalkulation entsteht das Angebot. Standardtexte, Gültigkeit, Umsatzsteuerfall und Eventualpositionen werden vor dem Festschreiben kontrolliert.
4. Annahme in die Ausführung überführen
Ein angenommenes Angebot erhält eine Auftragsbestätigung. Daraus werden Aufgaben und Termine erzeugt, ohne Kunden- und Projektdaten erneut einzutragen.
5. Berichte abrechnen
Abgeschlossene Berichte – einschließlich Nachträgen und Folgeeinsätzen – werden in die Rechnung übernommen. Festgeschriebene Rechnungen werden bei Korrekturen storniert statt gelöscht.
6. Arbeitszeit und Nachkalkulation
Arbeitszeiten, Berichtszeiten und Material-Istwerte werden mit dem Plan verglichen. Die Nachkalkulation zeigt Abweichungen und tatsächlichen Projektertrag.
Routinearbeit mit KI verkürzen
Alles aus Premium plus KI-Aufnahme, KI-Angebote, KI-Serviceberichte und Premium-Support.
1. KI sicher einrichten
Der Betrieb hinterlegt den eigenen API-Schlüssel in den geschützten Einstellungen. Nach dem Speichern wird der Schlüssel nicht mehr angezeigt oder an den Browser zurückgegeben.
2. KI-Aufnahme verwenden
Sprache und Notizen werden strukturiert in Räume, Leistungen, Materialbedarf, Rückfragen und Aufgaben überführt. Die Aufnahme kann mit oder ohne bestehendes Projekt starten.
3. KI-Angebot prüfen
Die KI zerlegt den Bedarf in konkrete Leistungen und Material. Sie prüft zuerst den eigenen Betriebskatalog und danach den DATANORM-Katalog. Mengen, Artikel, Preise und Texte werden vor Freigabe vom Betrieb kontrolliert.
4. KI-Servicebericht
Aus Stichpunkten oder Diktat entsteht ein professioneller Berichtstext. Die KI ändert keine festgeschriebenen Dokumente und ersetzt nicht die fachliche Prüfung.
5. Premium-Support
Pro-Kunden erhalten innerhalb der ausgewiesenen Supportzeiten ein Reaktionsziel von vier Stunden. Für eine schnelle Diagnose werden Mandant, Zeitpunkt, betroffene Funktion und sichtbare Fehlermeldung benötigt – keine Kundenpasswörter.
Empfohlener Gesamtprozess
- Projekt und Kunde anlegen.
- Kalkulation prüfen.
- Angebot erstellen und versenden.
- Annahme bestätigen und Aufgabe planen.
- Arbeit mit Servicebericht dokumentieren.
- Bericht in die Rechnung übernehmen.
- Projekt nachkalkulieren und abschließen.
Hilfe und Datenexport
Kontexthilfen lassen sich in den Einstellungen ein- oder ausblenden. Für Supportanfragen nutze bitte das Kontaktformular auf der Startseite. Datenexporte befinden sich unter Einstellungen → Daten importieren & exportieren.
Version: Produktfreigabe August 2026