Vom Servicebericht direkt zur Rechnung – ohne doppelte Eingabe
Viele Betriebe arbeiten auf der Baustelle bereits digital und tippen trotzdem jede Position später noch einmal in ein Rechnungsprogramm. Wirklich Zeit spart erst ein durchgängiger Ablauf: Die bestätigten Angaben aus dem Servicebericht werden zum vorbereiteten Rechnungsentwurf.
Eine Rechnung aus dem Servicebericht übernimmt Kunde, Leistungen, Mengen, Material und weitere abrechenbare Positionen in einen Entwurf. Das Büro prüft Preise, Steuerfall und Texte, statt alle Daten erneut einzugeben.
Kommt dir das bekannt vor?
- Berichtspositionen werden manuell in die Rechnung übertragen.
- Kleinmaterial oder Zusatzleistungen gehen beim Abtippen verloren.
- Rechnungen warten, bis Papierberichte im Büro angekommen sind.
- Folgeeinsätze und Nachträge werden nicht vollständig berücksichtigt.
- Kunden- oder Projektdaten unterscheiden sich zwischen Bericht und Rechnung.
Warum die doppelte Eingabe so teuer ist
Jede erneute Erfassung kostet nicht nur Minuten. Sie schafft auch eine zusätzliche Fehlerquelle. Eine Zahl wird vertauscht, eine Materialposition vergessen oder ein Bericht dem falschen Auftrag zugeordnet. Bei vielen kleinen Serviceeinsätzen summiert sich dieser Aufwand stärker als bei wenigen großen Projekten.
Ein verbundenes System nutzt deshalb dieselben Grunddaten vom Termin bis zur Rechnung. Das Büro entscheidet weiterhin, was abgerechnet wird – aber es beginnt nicht jedes Mal mit einem leeren Dokument.
Welche Daten übernommen werden sollten
Sinnvoll sind Kunde, Rechnungsadresse, Projektbezug, Leistungsdatum, Berichtstext, Mengen, Einheiten, Material und abrechenbare Zeiten. Auch Anfahrt und Pauschalen können übernommen werden, wenn sie im Bericht eindeutig erfasst sind.
Interne Hinweise, Rückfragen und technische Notizen gehören dagegen nicht automatisch auf ein Kundendokument. Eine gute Software trennt deshalb sichtbare Rechnungspositionen von internen Informationen.
- Kunde und Leistungsdatum
- Arbeits- und Materialpositionen
- Mengen und Einheiten
- Anfahrt und Pauschalen
- Nachträge und Folgeeinsätze
- Projekt- und Berichtsnummer als Referenz
Prüfung bleibt Pflicht
Direkte Übernahme bedeutet nicht ungeprüfte Automatik. Vor dem Festschreiben kontrolliert das Büro Preise, Umsatzsteuer, Zahlungsziel, Kundendaten und den gewünschten Rechnungstext. Eventuelle Kulanz, Pauschalen oder nicht berechenbare Leistungen werden bewusst behandelt.
Damit bleibt die kaufmännische Verantwortung beim Betrieb, während die Software die wiederholte Schreibarbeit übernimmt.
Nachträge und Folgeeinsätze richtig zuordnen
Ein Auftrag ist oft nicht mit einem Einsatz erledigt. Für eine vollständige Rechnung müssen Hauptbericht, Nachtrag und Folgeeinsatz gemeinsam auswählbar sein. Bereits abgerechnete Positionen dürfen dabei nicht versehentlich ein zweites Mal übernommen werden.
Die Projekt- oder Kundenakte sollte deshalb anzeigen, welche Berichte offen, übernommen oder bereits abgerechnet sind.
Rechnungsentwurf kontrollieren
- 01Sind alle zugehörigen Berichte ausgewählt?
- 02Wurden bereits abgerechnete Positionen ausgeschlossen?
- 03Stimmen Mengen, Einheiten und Preise?
- 04Ist der Umsatzsteuerfall korrekt?
- 05Sind interne Notizen ausgeblendet?
- 06Ist das Leistungsdatum nachvollziehbar?
Gerliport verbindet Bericht und Rechnung
Im Premium-Paket können abgeschlossene Serviceberichte, Nachträge und Folgeeinsätze in eine Rechnung übernommen werden. Der Entwurf bleibt bearbeitbar und wird erst nach der kaufmännischen Prüfung festgeschrieben.
- Positionen übernehmen
- Nachträge berücksichtigen
- Entwurf vor Festschreibung
- Verknüpfte Kunden- und Projektakte
Was Betriebe dazu wissen möchten
Wird die Rechnung automatisch versendet?+
Nein. Zunächst entsteht ein prüfbarer Entwurf. Der Betrieb kontrolliert Inhalt und Empfänger und stößt den Versand anschließend bewusst an.
Können mehrere Berichte in eine Rechnung übernommen werden?+
Ja. Das ist besonders bei Folgeeinsätzen und Nachträgen wichtig. Die Software sollte dabei den Abrechnungsstatus jeder Position beachten.
Kann der Rechnungstext noch geändert werden?+
Vor der Festschreibung kann der Entwurf angepasst werden. Nach der Festschreibung sollten Korrekturen nachvollziehbar über Storno und Neuausstellung erfolgen.