Handwerkersoftware wechseln: Daten übernehmen, ohne den Betrieb anzuhalten
Der Wechsel einer Handwerkersoftware scheitert selten am neuen Login. Schwieriger sind gewachsene Kundenlisten, eigene Leistungen, laufende Aufträge und die Angst, dass nach der Umstellung Informationen fehlen. Mit einer klaren Reihenfolge bleibt der Betrieb arbeitsfähig.
Ein sicherer Softwarewechsel beginnt mit Dateninventur und vollständiger Sicherung. Danach werden Kunden und Kataloge bereinigt importiert, Vorlagen eingerichtet und wenige echte Abläufe getestet. Laufende Aufträge wechseln kontrolliert; Altdaten bleiben archiviert.
Kommt dir das bekannt vor?
- Niemand weiß, welche Daten in welchen Dateien liegen.
- Kundenlisten enthalten Dubletten und veraltete Adressen.
- Eigene Artikel und Leistungen haben kein einheitliches Format.
- Laufende Aufträge dürfen während der Umstellung nicht verloren gehen.
- Der alte Anbieter bietet nur eingeschränkte Exporte.
Zuerst den Datenbestand inventarisieren
Erstelle eine Liste der Quellen: bisherige Software, Excel-Dateien, Adressbuch, Papierordner, Kalender, Leistungskatalog und Lieferantendaten. Nicht alles muss in das neue System übernommen werden.
Aktive Kunden, offene Aufträge und bewährte Katalogpositionen haben Vorrang. Alte abgeschlossene Dokumente können je nach Umfang in einem lesbaren Archiv verbleiben.
Daten vor dem Import bereinigen
Ein Umzug ist die beste Gelegenheit, Dubletten, fehlende Kundennummern und uneinheitliche Einheiten zu korrigieren. Ein unbearbeiteter Import verschiebt alte Probleme lediglich in die neue Software.
CSV-Dateien brauchen eindeutige Spalten für Kundennummer, Name, Anschrift, Kontakt und gegebenenfalls abweichenden Einsatzort. Katalogdaten benötigen Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit und Preislogik.
Testbetrieb mit echten Vorgängen
Nach dem Import werden nicht nur Listen betrachtet. Lege einen Termin an, schreibe einen Bericht, versende das PDF und – im passenden Paket – erstelle Angebot und Rechnung. Erst dieser vollständige Test zeigt, ob Vorlagen, Rechte und Stammdaten zusammenpassen.
Ein kleines Team oder ausgewählte Aufträge können für kurze Zeit im Pilotbetrieb laufen. Erkenntnisse werden sofort in Vorlagen und Einstellungen übernommen.
Altsystem kontrolliert abschalten
Vor Vertragsende werden vollständige Exporte, Dokumentarchive und wichtige Konfigurationen gesichert. Der Betrieb legt fest, bis zu welchem Datum ein Vorgang im alten und ab wann er im neuen System bearbeitet wird.
Passwörter und Zugänge des alten Systems bleiben nur so lange aktiv wie nötig. Die neue Sicherungsroutine wird bereits vor dem endgültigen Wechsel getestet.
Ablauf für den Softwarewechsel
- 01Alle Datenquellen auflisten
- 02Vollständige Sicherung des Altsystems
- 03Aktive und historische Daten trennen
- 04Kunden und Kataloge bereinigen
- 05Testimport durchführen
- 06Vorlagen, Rollen und E-Mail einrichten
- 07Echte Vorgänge vollständig testen
- 08Stichtag und Verantwortliche festlegen
- 09Wiederherstellung der neuen Sicherung prüfen
Gerliport unterstützt einen kontrollierten Einstieg
Kunden- und Katalogdaten können verständlich bezeichnet über CSV importiert werden, Lieferantenkataloge über DATANORM. Für größere Datenumzüge wird das vorhandene Format vorab geprüft und in einen passenden Importbestand umgewandelt.
- Kunden-CSV-Import
- Katalog-CSV-Import
- DATANORM in Premium
- Persönlich eingerichteter Testzugang
Was Betriebe dazu wissen möchten
Können Daten aus jeder Handwerkersoftware übernommen werden?+
Das hängt von den Exportmöglichkeiten und Datenformaten des bisherigen Systems ab. CSV- und strukturierte Exporte lassen sich meist gut prüfen und umwandeln; proprietäre Datenbanken benötigen eine Einzelfallprüfung.
Müssen alle alten Dokumente importiert werden?+
Nein. Häufig reicht ein nachvollziehbares Archiv für abgeschlossene Vorgänge, während aktive Kunden, offene Aufträge und wichtige Stammdaten strukturiert übernommen werden.
Wie vermeidet man Ausfallzeit beim Wechsel?+
Durch Testimport, Pilotbetrieb und einen klaren Stichtag. Laufende Vorgänge werden bewusst einem System zugeordnet, statt beide Systeme unkontrolliert parallel zu pflegen.